Encümen Kararları ve Resmi Mühür

Uzun zamandır Encümen Kararlarında resmi mühür aranması ya da aranmaması konusu, tereddüte hasıl olacak şekilde, önümüzde durmaktadır. Bu konuyu mevzuatı bütüncül bir şekilde irdeleyerek yorumlamaya çalıştığım bu makalenin, bir parça aydınlatıcı olmasını ümit ediyorum.

Resmi Mühürler kurum ve kuruluşlara Resmi Gazete'nin 12.9.1984 tarih 18513 sayısında yayınlanan Resmi Mühür Yönetmeliği kapsamında verilmektedir. Bu yönetmeliğin 3. maddesinde;

" Resmi Mühürler yalnızca kuruluş kanunları ve Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri gereği kendilerine kamu görevi verilmiş kurum veya kuruluşlarca kullanılabilir. "

hükmü bulunmaktadır. Bu hüküm gereği Belediye Başkanına verilen resmi mühür, başında olduğu kurumun kullanımı için verilmiştir. Yani Belediye Başkanı olarak temsil ettiği tüzel kişiliğin kullanımı içindir.

5393 sayılı Belediye Kanunu'nun İkinci Kısım tanımı "Belediye Organları" şeklinde verilmiş ve bu organları Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ve Belediye Başkanı olarak tanımlamıştır. Kanun'un 1. maddesi amaç maddesi olup;

" Bu Kanunun amacı, belediyenin kuruluşunu, organlarını, yönetimini, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usûl ve esaslarını düzenlemektir. "

şeklindedir.

Yine kanunun " Belediyenin görev ve sorumlulukları " başlıklı 14. maddesinde imar hizmetlerini yapma görevi Belediye'ye verilmiştir. İşte bu imar hizmetlerini yapma görev ve sorumluluğu'nu karar organı olan Belediye Encümeni marifetiyle yürütmektedir.

Kanunun 33. maddesinde, 

"Belediye encümeni, belediye başkanının başkanlığında ... oluşur."

denmektedir. Yine kanunun 35. maddesinde;

" Alınan kararlar başkan ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. "

denmektedir. 

Kanun gereği bir Belediye organı olan Belediye Başkanı, kanunun 37. maddesinde;

" Belediye başkanı, belediye idaresinin başı ve belediye tüzel kişiliğinin temsilcisidir ."

şeklinde tanımlanmıştır.

Bu mevzuat açıklamalarına göre;

• Belediye Başkanı Encümene, bir belediye organı vasfıyla, Belediye Başkanı sıfatıyla üye olarak katılıp encümen başkanlığı mı yapıyor?
• Belediye Başkanı Encümene, belediye tüzel kişiliğinin temsilcisi sıfatıyla üye olarak katılıp encümen başkanlığı mı yapıyor?

İşte bu sorulara verilecek cevap mühür hakkındaki doğru ve yanlış bilgimizi sınayacak.

Eğer Belediye Başkanı Encümene, bir belediye organı vasfıyla, Belediye Başkanı sıfatıyla başkanlık ediyorsa kanunun 35. maddesinde de öngörüldüğü şekli ile kararlar başkan ve toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanarak süreç tamamlanacaktır.

Eğer Belediye Başkanı Encümene, belediye tüzel kişiliğinin temsilcisi sıfatıyla başkanlık ediyorsa Resmi Mühür yönetmeliğinin 3. maddesinde tanımlanmış şekliyle kuruma verilen yani tüzel kişiliğe ait mührü kullanması gerekmektedir.

Kanunun 33. maddesinde belediye encümeninin belediye başkanının başkanlığında oluşacağı tanımlandığına göre burada ki belediye başkanı tanımının yine kanunda tanımlanan belediye organı olduğu çıkarımını yapmak doğru olur.

Bu durumda, Belediye Başkanının, Encümene, bir belediye organı vasfıyla, Belediye Başkanı sıfatıyla başkanlık yaptığını çıkarımlamamız gerekir. Doğal olarak da bir belediye organı vasfıyla attığı imzada, tüzel kişilik için verilen mührün kullanılması kanaatimce doğru gözükmemektedir.

Kaldı ki, 5393 sayılı kanunun 35. maddesinde kararların başkan ve toplantıya katılan üyelerce imzalanağı hüküm altına alınmış olup kararların mühür gerektirdiğine dair ya da belediye başkanı imzasının mühür ile tamamlanması gerektiğine dair bir hüküm kurulmamıştır.

Gelelim taşınmaza dayalı işlemler gereği alınmış encümen kararlarının kurumumuza gönderilmesi durumuna.

Mevzuatı gereği alınan encümen kararlarının kurumumuza gönderildiği işlemlerde;

• Encümen Kararlarının asıllarının gönderilmiş olması durumunda, toplantıya katılan üyeler ve başkan tarafından ıslak olarak imzalanmış olması,
• Encümen Kararlarının suretlerinin gönderilmiş olması durumunda, Islak İmzalı Encümen Kararının çoğaltılması ile; Resmi Yazışma Usul ve Esasları Hakında Yönetmeliğin 29. maddesi gereği, fiziksel ortamda hazırlanan bir belgeden örnek çıkartılması durumunun işletilmesi gerekeceğinden,  belgenin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ibaresi konulmuş ve yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanmış olması 

aranarak işlemlerin yerine getirilmesi sağlanmalıdır. 

Bunların dışında encümence ıslak imzaları bulunmaksızın, [İmza] belirtmesi ile Aslı Gibidir tasdikli kararların tescil işlemlerine konu edilmemesi gerekir.