Administrator tarafından yazıldı. | 12 Ocak 2010

2b UYGULAMALARINDA PROJE YÖNETİMİ

Gökhan DOĞRU – Kontrol Mühendisi 

PROJE, YÖNETİM, YÖNETİCİLİK,  

• Birden çok kurumun/işletmenin ve çok kişinin işbirliği yapmasını gerektiren işlerde,
• değişik ve birbiriyle ilişkili/ etkileşim içinde olan işlerin görevlere ayrılmasında,
• İlk kez karşılaşılan işlerin planlama ve uygulanmasında,
• Belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu işlerde

proje tekniklerine ihtiyaç artmış ve önem kazanmıştır. 

PROJE NEDİR ? 

Projenin genel tanımı ; “Belli bir süre içinde ve belli bir bütçe dahilinde yapılması gereken karmaşık bir iştir” şeklindedir. 

Proje, sistemler içinde düşünme ve çalışma yolu  aranmasıdır. Proje ve sistem birbirinden ayrılmayan iki kavramdır.

Yönetim görevi, sorun çözümlerinin uygulanması için gerekli tüm önlemler,

Sistem görevi , bütün sorun çözüm önlemleri, yani sistem tasarımı sürecidir.

...Dosyanın tümünü Word ortamında download edebilirsiniz.Link makalenin sonundadır.

PROJELERİN ORTAK UNSURLARI

• Başlama ve bitme noktaları vardır.
• Çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar,
• Bir takım farklı kaynaklar gerektirir.
• Her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir.
• Nasıl yapılacağına ilişkin prensipler aynı olacaktır. Ayrıntılar farklı olacaktır.

Proje İşlerinin Diğer İşlerden farkı;

• Sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama altında yapılır.
• Yaratıcılık, yenilik gerektirir. Katkı ve katılımın yanı sıra davranış değişikliğini içerir.
• Bilgi toplama, proje oluşturma, uygulama,proje izleme başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir.
• Kurumu ve yönetim sistemlerini de kapsar,
• Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre aylarca devam edebilir.
• Etkin ve kültürel ihtiyaçlara duyarlı bir yönetimi gerektirir.

 

YÖNETİM

Kaynakların olumlu,  sistemli ve başarılı bir biçimde kullanılmasıyla ilgili bir sanat ve aynı zamanda bir bilimdir.

Yönetim sanatı, İşlerin başkaları aracılığıyla yaptırıması eylemidir.

Yönetim Bilimi, Kurum/işletme işlevlerine ilişkin eylemlerin sistem ve kontrollerin planlanması ve düzenlemesidir.

Yönetim, belli amaçlara ulaşmak için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılmasıdır.

 

Yönetim Süreçleri :

• Planlama
• Organizasyon,
• Yöneltme,
• Değerlendirme,
• Geliştirme

 

PROJE YÖNETİMİ

Bir amaca ulaşma yolunda girişilen işlerin ve eylemlerin toplamıdır.

Proje yönetimi ile işletme yönetimi arasında fark vardır.

İşletme yönetimi, işletmenin işlevlerini etkin olarak yürütebilmesini sağlayacak biçimde yapılandırılır.

Proje yönetimi ;

• Tüm bölümleri ve kurumları kapsamalıdır.
• Çok görev, görevlerin kurum içi ya da dışından sağlanan elmanlarla yapılması ve izlenmesi işlemlerini kapsar.
• Değişik görevlere ilişkin planlama ve yönetim aşamaları bulunmak zorundadır.
• Projenin hazırlanmasından önce gerekli bilgilerin elde edilmesi için bir durum analizinin yapılması, sorunların çözümlenmesi ve önerilen işlerin hedeflerinin tanımlanması için gerekli işlemleri oluşturur.
• İşgücü, malzeme, zaman, para, teknoloji kaynaklarını kullanarak,
• Yapılması gereken işlemleri tanımlama, liderlik, izleme ve tamamlama işlevlerini yerine getirerek,
• Belirlenen performans ölçütlerine uygun, belirlenen maliyet çerçevesinde, belirlenen süre içerisinde, organizasyonun ana çalışma sistemin bozmadan gerçekleştirilmesi sürecidir.
• Kaynakların ve harcanması gereken çabaların planlanması, yönlendirilmesidir.
• Bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje içinde kullanımı da diyebiliriz.

 

Proje yönetiminin amacı,

Mevcut durumdan ders alarak gelecekte daha iyi performans sağlamanın ortaya konulmasıdır.

 

Proje Yönetiminin Özellikleri ;

• Görev kapsamı önceden belirlenmelidir.
• Ekip üyelerinin sayısal durumu ve nitelikleri uygulamada değişebilir.
• Ekip üyelerinin pozisyonları, işletmedeki pozisyonlarından bağımsızdır.
• Proje grubunun ömrü, proje süresiyle sınırlıdır.
• Her proje, belirlenen maliyet ve belirlenen süre içerisinde ileri teknoloji kullanarak gerçekleştirilir.
• Her proje farklı özellikler taşır ve tektir.
• İnsani malzeme, zaman, para, enformasyon teknolojisi kaynaklarının kullanımını içerir.
• Bir organizasyon sistemi içerisinde çalışmayı  gerektirir.

Proje Yönetiminin Yararları

• Amaç ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler.
• Sürekli raporlama ihtiyacı minumuma iner.
• Zaman baştan belirlenir.
• Maliyet önceden belirlenir.
• Gerekli kaynakları ortaya koyar.
• Teknoloji açıklanır.
• Kontrol sisteminin kurulmasını sağlar.
• Görevlerin organizasyon şemasını gösterir.
• Ekip üyelerinin proje geliştirme, uygulama ve tahmin yeteneklerinin gelişmesini sağlar.

 

PROJE YÖNETİM BAŞARISININ FAYDALARI

Organizasyon

İsteneni sağlar (özelliklerine göre)

İsteneni ihtiyaç duyulduğunda sağlar.

İsteneni üzerinde anlaşılan maliyete göre sağlar.

Bu kurumsal başarı getirir. Kurumlararası yerini güçlendirir.  Harcama akışını ve bütçelerini sağlıklı bir biçimde planlayabilir.

 

Takım

Ekibin etkinliği artar.

Hüsrana uğrama duygusu ve stres azalır.

Uyum getirir.

İş tatminini artırır.

 

Kişisel

Daha fazla kendini takdir.

Daha fazla iş güvenliği

Hüsran ve stresten uzak daha fazla fayda temin eder.

 

Proje Yönetiminde başarısızlığa Neden Olabilecek Zayıflıklar

• Hazırlama ve uygulamada başarının temel unsurlarından bir veya birkaçının gözden kaçması,
• Doğru kararları almada ve doğru zamanda verilmesi için gerekli disiplin eksikliği.

 

Proje Örgütü,

Bir araya getirilen kaynaklar oranında kurulan ilişki sistemidir.

Bir proje üç evreden oluşur.

• Proje için fikirler (proje oluşumu ve başlangıcı)
• Projeyi gerçekleştirme,
• Proje bitimi,

Bu son iki şık proje yönetiminin konusu olarak nitelendirilir.

 

 

PROJE YÖNETİM ÜÇGENİ

 

 

 

 

                                                             KALİTE

 

 

 

 

 

 

                               ZAMAN                                               MALİYET

 

KALİTE

• Amaca uygunluk
• Sıfır kusur
• İstenen özelliklere uygunluk

Kalite olarak projenin başarısı, bu özelliklere uygun olmasına bağlıdır.

 

MALİYET

• Proje tamamlanana kadar gerçek harcadığımız bedeldir.

 

ZAMAN

• Bir projenin tamamlanması için geçen süredir.

Gerçekte proje belirlenen tarihte bitse bile dalgalanmalar olabilir.

 

Proje yönetimi üç ayaklı tabure kadar hassas değildir. Ama üç unsuru da denge ve uyum içinde olduğunda mutlaka en iyi şekilde işler.

 

PROJE YÖNETİMİNİN BİLEŞENLERİ

Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetimi çok önemlidir. Bu da çeşitli yönetim alanlarının bir karmasından oluşur.

Bu alanlar ;

 

Bütünleştirme Yönetimi, Proje ögelerinin koordinasyonu sağlayan süreçler tanımlanır.

Proje planlama, planın yürütülmesi, değişim denetimi yöntemleri uygulanır.

 

Kapsam Yönetimi, Kapsam tanımı, kapsam planlaması, kapsamın doğrulanması, kapsam değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır.

 

Zaman Yönetimi, Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur.

 

Maliyet Yönetimi, Projenin onaylanma bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet tahmini, bütçe ve maliyet denetimi yöntemleri uygulanır.

 

Kalite Yönetimi, Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır.

 

İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma, takım oluşturma yöntemleri uygulanır.

 

İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması, düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi dağıtımı, performans raporlama yöntemleri uygulanır.

 

Risk Yönetimi, Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama, risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır.

 

Satın Alma Yönetimi, Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi, sözleşmenin imzalanmasından oluşur.

 

PROJE YÖNETİCİSİ KİMDİR ?

 

Bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi, mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu kişidir.

 

Proje ekibini kurmanın yanında , projeyi gerçekleştirirken aynı zamanda yönlendirmekten sorumludur.

 

Sorumlulukları ;

• Ekibin hangi niteliklere sahip kişilerden oluşacağını belirlemek,Ekibe dahil etmek,
• Görevlerini ve sorumluluklarını bildirmek,
• Ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlamak,
• Ekibin proje ile ilgili görevlerini yerine getirmelerini sağlamak,
• Liderlik proje yöneticisinin en önemli aracıdır. Açık ve net olarak kullanmalıdır.
• Yönetici, ekibini hedeflere ulaşmak için motivasyon, cesaret ve yönlendirmeyi sağlamalıdır.
• İyi bir proje yöneticisi, işi zamanında bütçe dahilinde ve üzerinde anlaşılan şartlara göre teslim edendir. Proje yöneticisine projeyi sevk ve idare edecek kadar hem sorumluluk, hem de yetki tanınmalı, üst yönetim destek vermelidir.

 

 

PROJENİN DOĞUŞU

• Yeni bir proje varlığının kabul edilmesidir.
• Proje tanımının yapılarak ön olurluk çalışmasının tamamlanmasına ve taslak planların hazırlanmasına kadar sürer.

 

PROJE HANGİ NEDENLERDEN ÇIKAR ?

• Piyasada ortaya çıkan nedenler
• Kurum ihtiyaçları,
• Vatandaş İstekleri,
• Teknolojik Gelişmeler,
• Yasal Sorumluluklar

 

PROJENİN TANIMLANMASI

Proje ihtiyaçları tam olarak ortaya konulduktan sonra, bu ihtiyaçları karşılayacak projenin ayrıntılı olarak tanımlanması gerekir.

Bunun için ;

Proje kapsamının belirlenmesi, zaman ve maliyet planları, ortaya çıkacak ürünün elde edilmesinde yapılacak çalışmalar.

 

v  Tanımlama safhasında üzerinde durulacak konular ;

Ürün Tanımı ; Ortaya çıkacak ürünün kapasitesi,

Stratejik plan ;İlgili kuruluşun stratejik hedeflerine uygun olmalıdır.

Geçmiş Projelere ait Bilgiler ; Mevcut deneyimlerin yansıtılması,

Proje başlatma Belgesi;Bu belgenin onaylanması ile proje resmen başlar.

Yer alması gereken konular ;

Projenin karşılayacağı ihtiyaç,

Projenin sonunda ortaya çıkacak ürün,

Proje sonunda teslim edilecek mal ve hizmet

Projenin hedefleri, başarı ölçüm kriterleri, maliyet,zaman, kalite boyutları yer almalı.

Kısıtlar ;Proje yönetimini sınırlayan faktörler,

Varsayımlar ;Zaman ve maliyet konusundaki belirsizlikleri gidermek için tahminler

...... Makalenin devamı bilahare yayınlanacaktır.